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Lorsqu’il s’agit de positionner stratégiquement une SAS sur le marché, chaque choix compte. En effet, le siège social ne se limite pas à une simple adresse administrative, c’est le reflet de la crédibilité et de la solidité de la société. Dans ce sens, la domiciliation commerciale, devenue une pratique de plus en plus courante dans le monde des affaires, peut se présenter comme un choix stratégique pour établir la présence et l’image de votre entreprise. Cet article mettra en lumière les avantages qui en découlent, du prestige d’une adresse à la séparation judicieuse entre vie privée et vie professionnelle, afin de vous aider à prendre une décision éclairée pour le succès durable de votre SAS.
Qu’est-ce que la domiciliation commerciale ?
La domiciliation commerciale figure parmi les options possibles, proposées à tout entrepreneur pour établir le siège social de son entreprise. Cette pratique est assurée par des sociétés spécialisées (appelées société de domiciliation), lesquelles fournissent à leurs sociétés clientes une adresse administrative et fiscale qui va figurer sur tous leurs documents officiels. À noter que cette option, encadrée par un contrat commercial, implique le paiement d’un loyer par l’entrepreneur à la société domiciliataire, assorti de droits et obligations pour les deux parties.
Les avantages de la domiciliation commerciale
Opter pour la domiciliation commerciale, c’est bien plus qu’un simple choix administratif. En effet, cette pratique ouvre les portes à une série d’avantages qui redéfinissent la présence et l’image de toute entreprise, y compris la SAS.
Profiter d’une adresse prestigieuse
La domiciliation commerciale offre à une SAS la possibilité de bénéficier de l’aura d’une localisation prestigieuse, élevant son positionnement sur le marché et ouvrant de nouvelles opportunités professionnelles. Entre autres, le siège social établi dans une société de domiciliation contribue indéniablement à inspirer confiance dans la mesure où l’image de l’entreprise soit façonnée dès le premier contact avec ses clients, partenaires et investisseurs. Cette première impression positive peut être déterminante dans la conclusion de contrats et la fidélisation de la clientèle. Qui plus est, une adresse réputée transmet un message fort sur la stabilité et la qualité des services de l’entreprise, qui s’avèrent être des éléments cruciaux dans un environnement commercial compétitif.
Bénéficier des services supplémentaires
Dans la plupart des cas, les sociétés de domiciliation offrent des services complémentaires pour faciliter la gestion quotidienne des entreprises. Cela permet à ces dernières de se concentrer sur leur cœur de métier tout en bénéficiant d’une infrastructure administrative solide. Parmi les services les plus courants proposés, on trouve :
- La réception et la gestion du courrier
- La permanence téléphonique
- La location de salles de réunion
- L’accès à des espaces de travail partagé
- L’assistance administrative
- Les services juridiques et fiscaux
Séparer la vie privée et la vie professionnelle
Opter pour la domiciliation commerciale offre également une solution élégante pour résoudre le délicat problème de la séparation entre vie professionnelle et vie personnelle. En effet, la décision de domicilier son entreprise chez soi peut initialement être une idée séduisante, mais elle expose à plusieurs inconvénients notables. La principale préoccupation réside dans le fait que l’adresse personnelle sera imprimée sur tous les documents administratifs et commerciaux émis par l’entreprise, ouvrant ainsi la porte à une intrusion potentielle dans la vie privée. De plus, les contraintes d’espace professionnel limité peuvent restreindre l’expansion de l’équipe et compliquer les rencontres professionnelles.
En faisant appel aux services d’une société de domiciliation commerciale, ces inconvénients deviennent aisément évitables. En garantissant la confidentialité des activités, la société de domiciliation sépare de manière rigoureuse l’adresse professionnelle du domicile personnel, offrant ainsi un rempart efficace contre les interférences indésirables dans la sphère privée. Cette séparation claire et nette facilite non seulement la vie quotidienne, mais renforce également la crédibilité et le professionnalisme de la SAS.
La procédure à suivre pour domicilier une SAS dans une société de domiciliation
Domicilier une SAS dans une société de domiciliation commerciale implique le respect de plusieurs formalités administratives. Tout d’abord, lors de la création de la SAS, il faut déclarer l’adresse du siège social à la société domiciliataire dans les statuts ainsi que dans un avis de création publié dans un Journal d’Annonces Légales (JAL).
Vient ensuite l’étape de la rédaction et la signature d’un contrat écrit de domiciliation commerciale entre l’entreprise domiciliataire et la SAS souhaitant bénéficier de ces services. Ce contrat, bien que son contenu ne soit pas strictement imposé par la loi, doit comporter quelques mentions obligatoires telles que :
- Les dénominations sociales ou les raisons sociales des deux parties
- Leurs coordonnées
- La description des locaux faisant l’objet du contrat
- Les services annexes proposés, les obligations des deux parties
- Les obligations de la société domiciliataire et celles de la société domiciliée
- La durée du contrat
- Les modalités de résiliation
- Le montant de la redevance mensuelle
- etc.
Domiciliation commerciale : les obligations des deux parties
Dans le cadre d’une domiciliation commerciale, les deux parties ont des obligations spécifiques qui sont détaillées dans le contrat de domiciliation.
Les obligations de la société de domiciliation incluent la fourniture d’un espace professionnel préservant la confidentialité de la SAS et permettant les réunions des organes de direction. Les locaux fournis ne peuvent être à usage d’habitation principale, mais uniquement à usage d’habitation professionnelle.
La société doit aussi détenir un dossier complet sur la SAS. Cela comprend généralement les justificatifs du domicile du représentant légal, ses coordonnées téléphoniques, les preuves liées à chaque lieu d’activité et l’emplacement de conservation des documents comptables si ceux-ci ne sont pas stockés chez le domiciliataire.
En outre, elle doit garantir que son agrément préfectoral est toujours en vigueur et, en cas de modification de cette situation, elle doit en aviser la SAS domiciliée. Il est également de sa responsabilité de vérifier que la SAS respecte les dispositions légales en matière financière, comme stipulé dans l’article L561-2 du Code monétaire et financier. Cela implique habituellement de garantir que la société n’est pas impliquée dans des activités illégales ou frauduleuses sur le plan financier et qu’elle respecte les normes légales en vigueur. Cette mesure vise à assurer la conformité et l’intégrité financière de la société domiciliée.
De son côté, la SAS s’engage à :
- Respecter les conditions de paiement définies dans le contrat, notamment le paiement de la redevance mensuelle, du dépôt de garantie, et d’autres frais spécifiés.
- Utiliser l’adresse de domiciliation dans tous les documents officiels, tels que les devis, les factures et les documents administratifs.
- Signaler toute modification concernant sa structure juridique, son objet ainsi que le nom et l’adresse personnelle de toute personne détenant le pouvoir de l’engager de manière régulière
- Respecter les règles du centre de domiciliation que ce soit au niveau de l’utilisation des espaces communs ou des services complémentaires
- Respecter les délais de résiliation prévus dans le contrat et informer l’entreprise domiciliataire en conséquence